Zubná ambulancia

Hlavnými kvalitami pri hľadaní zubnej ambulancie sú profesionálne služby, vzdelaný tím, ktorému môžete dôverovať a bezpečné prostredie. Stomatologická ambulancia doktorky Zuzany Gombíkovej v Šali je jednou z tých, ktoré spĺňajú tieto podmienky aj vďaka službe eČakáreň.

Systém riadenia príchodov a čakania v ambulancii
Systém riadenia príchodov a čakania v ambulancii
  • Ambulanciu navštevuje veľké množstvo pacientov. Pacienti, ktorí nie sú akútni, dostávali až 4 mesačné termíny, preto často zabúdali na plánovanú návštevu a bolo potrebné posielať im pripomienky. Akútni pacienti mali vyhradené hodiny každé ráno, ale kvôli ich vysokému počtu niekedy museli čakať až 3-4 hodiny.
  • Personál ambulancie pochopil, že na to, aby mal menej starostí s riešením príchodov akútnych pacientov a nepríchodov objednaných pacientov bolo potrebné nájsť lepšie riešenie.
  • Služba eČakáreň pre automatizáciu objednávania a online čakanie bola implementovaná pre zlepšenie fungovania ambulancie.
  • Teraz sa môžu pacienti objednať aj samostatne a akútni pacienti čakať online pomocou mobilnej aplikácie, čím sa značne skráti čas čakania na mieste.
  • S viac ako 20 návštevníkmi denne sa zubnej ambulancie podarilo znížiť priemernú čakaciu dobu akútnych pacientov na mieste na maximálnych 20 minút, automatizovať online objednávanie a posielanie pripomienok termínov.

Pre zubnú ambulanciu je spokojnosť a pohodlie klientov najvyššou prioritou. Preto je bezpečnosť pacientov ako aj kvalita poskytovaných služieb zahrnutá do základných hodnôt ambulancie.

Ambulancia neustále hľadá inovatívne spôsoby, ako poskytovať kvalitnejšiu službu a dosiahnuť spokojnosť pacienta. Jedným zo spôsobov, ako ambulancia poskytuje svojim zákazníkom pohodlné a efektívne služby, je možnosť čakania online pomocou eČakárne.

Stav pred zriadením eČakárne

Pretože pohodlie pacientov je pre ambulanciu dôležité, chceli, aby bol zážitok z čakania čo najplynulejší. Svoje ordinačné hodiny prispôsobili požiadavkám pacientov a ordinovali ráno od 6:00 až do 18:00. O kvalite ambulancie vypovedá aj kalendár termínov, plný na 4 mesiace dopredu.

4 mesiace je dlhá doba. Prirodzene, niektorí pacienti zabudli na termín alebo vyžiadali preobjednanie na iný dátum, čo pre personál znamenalo ďalšie ťažkosti. Najväčšie problémy pre ambulanciu boli nepríchody pacientov, posielanie SMS pripomienok, volanie pacientom a potvrdzovanie termínov.

Čas vyhradený pre akútnych pacientov bol každý deň v intervale od 8:00 do 9:30. Doobeda sa medzi objednanými pacientmi paralelne vybavovali aj preventívne prehliadky, poobede už iba objednaní pacienti. Bolesť zuba patrí medzi tie najhoršie, aj z tohto dôvodu akútni pacienti prichádzali do ambulancie na začiatok ordinácie (ráno o 6:00) namiesto 8:00, a tak museli čakať minimálne 2 hodiny, kým sa dostali na rad. V dňoch, keď bol počet akútnych stavov vysoký, čakali aj 4 hodiny.

V prípade preventívnej prehliadky bola priemerná čakacia doba vyššia než jedna hodina.

Ambulancia chcela problém vyriešiť, automatizovať objednávanie pacientov a zároveň umožniť čakať mimo čakárne ambulancie. Personál hľadal niečo nové a inovatívne, čo by problém zvládlo a zároveň poskytlo pohodlie aj pre pacientov.

Po implementácii systému eČakáreň

eČakáreň aplikácia odhady iphone
eČakáreň aplikácia odhady iphone
Systém riadenia príchodov a čakania v ambulancii

Zubná ambulancia už vyše roka používa eČakáreň a hneď na začiatku boli viditeľné výhody, ktoré systém riadenia príchodov priniesol do chodu ambulancie.

Personál ambulancie nemusí riešiť objednávanie nových pacientov, zmenu alebo zrušenie termínu a posielanie SMS pripomienky.

Najdôležitejšie je, že ambulancia si váži čas pacientov a robí všetko pre to, aby pacienti nestrácali čas sedením v čakárni.

Hlavným cieľom ambulancie je umožniť pacientom čo najjednoduchší proces návštevy. Z tohto dôvodu zjednodušili postup prihlasovania tým, že ponúkli rôzne možnosti s ohľadom na potreby pacienta:

  • Prihlásiť sa do poradia pomocou mobilnej aplikácie,
  • prihlásiť sa do poradia na kiosku v čakárni,
  • objednať sa vopred na konkrétny termín.

Vhodnou kombináciou vyššie uvedených možností sa už po prvom týždni používania služby eČakáreň podarilo eliminovať čakanie akútnych prípadov na mieste, potrebu riešiť objednávanie nových pacientov a posielať SMS pripomienky.

Výhody plynúce z používania systému online poradovníka

  • S cieľom minimalizovať počet nepríchodov pacientov začala ambulancia používať automatizované posielanie SMS pripomienok a vyžadovať potvrdenie termínu pomocou systému eČakáreň. Využívanie možnosti online objednávania, možnosť zmeny termínu a automatizácia posielania SMS pripomienky zefektívnila prácu personálu ambulancie. Keďže sa nemuseli denne hodiny venovať riešeniu termínov, mali viac času venovať sa pacientom.

  • Personál ambulancie aj naďalej plánoval a objednával svojich pacientov na ďalšie vyšetrenia, no pacienti mali zároveň možnosť objednať sa sami online, upravovať alebo zrušiť svoj termín. Po zmene alebo zrušení návštevy sa daný termín uvoľnil a mohol sa tam objednať ďalší pacient.

  • Používanie automatizovaného posielania SMS privolaní pomocou eČakáreň umožňuje pacientom čakať mimo čakárne a dostať textovú správu, keď budú na rade. Liečenie akútnych pacientov aj naďalej prebieha v období medzi 8:00 a 9:30, ale vďaka možnosti online čakania akútni pacienti už nechodia ráno o 6:00 do ambulancie. Prihlásia sa pomocou mobilnej aplikácie a sledujú, kedy budú na rade. V prípade, že sa prihlásia do poradia v čakárni, po zadaní mobilného čísla môžu opustiť čakáreň a počkať na SMS privolanie, keď budú na rade.

  • Personál ambulancie nemusí sledovať počet prihlásených pacientov. Systém automaticky zablokuje prihlasovanie nových pacientov, ak na základe odhadov vyráta, že aktuálny zoznam návštev zapĺňa celý pracovný deň.

  • Oznamy zverejnené v mobilnej aplikácii a na webstránke presne informujú pacientov o fungovaní ambulancie alebo o plánovaných zmenách v ordinácii.

  • Záverom je, že vynikajúce lekárske služby neospravedlňujú zlé skúsenosti pacientov. Zubná ambulancia si to uvedomuje, a preto posunuli svoje služby na ďalšiu úroveň s eČakárňou.

Máte záujem o eČakáreň?

Zavolajte nám Napíšte nám